El uso de Salesforce en el sector educativo se fundamenta sobre todo en la gestión del proceso admisión. La admisión es en sí un proceso de venta. Así como sucede en las empresas comerciales, las instituciones educativas buscan la captación de sus estudiantes en el mercado para captar ingresos, o ganar notoriedad en el caso de las instituciones sin fines de lucro. Es muy necesario el esfuerzo para lograr el posicionamiento de su marca y de sus servicios, pero también, el optimizar su proceso de venta desde el marketing hasta el pago de la primera cuota.

En la actualidad las redes sociales, la página web institucional y los formularios en línea son las principales herramientas que disponen los Departamentos de Admisión para captar a los aspirantes. Otras instituciones cuentan con un sistema de admisión para procesar cierta información, pero muy pocas veces se cuenta con un CRM completo, porque precisamente es poco usual que las instituciones traten al proceso de admisión como un proceso de venta. Pero esto está cambiando muy rápido.

El aspirante nace como un contacto de alguien que interactuó con la universidad a través de las redes sociales o la página web, o que completó un formulario en línea.   Este contacto puede ser llamado llamado “Lead”. Los leads son todos aquellos usuarios que a través de los distintos medios han proporcionado a la institución sus datos personales y su interés en un programa o servicio, perdiendo así su estado de anonimato y convirtiéndose en un contacto para la base de datos de la institución. Sobre los leads la universidad puede realizar acciones de seguimiento personalizado.

Existen diversas maneras de captar leads de manera virtual. Todo es válido para llamar la atención de ellos, ya sea a través de la generación de contenido de valor, campañas pagadas en los canales web con una segmentación específica, un evento masivo, entre otros medios. En esta ocasión, presentamos uno que puede funcionar muy bien. Conseguir leads a través de la gestión de contenido de interés:

  1. Crea una página con información de interés académico o social. Puede ser en formato de blog, donde se publiquen investigaciones o notas de relevancia académica, científica o cultural y que despiertan el interés de cualquier aspirante a un programa o grado académico.
  2. Una vez dentro del blog, el aspirante empieza a leer ese contenido interesante que se le ha proporcionado y con un botón de “llamado a la acción” (call to action), puedes invitarlos a suscribirse al sitio para recibir en su correo electrónico este tipo de contenido de manera recurrente y automática.
  3. Si el aspirante está interesado, procede a dar clic en el botón que lo dirige a una página de aterrizaje (landing page) en donde debe ingresar sus datos personales y su tipo de interés para poder recibir ese contenido.
  4. Una vez el cliente ingresa estos datos, la empresa puede utilizarlos para crear la base de datos y posteriormente entrar en un contacto más personalizado con el cliente.

A partir de acá, los leads se gestionan a través de Salesforce, el cual incorpora un modelo personalizable de embudo de ventas que abarca todas las etapas del proceso de admisión de los aspirantes, haciendo que el avance se dé de manera fluida de etapa en etapa. Algunas características del proceso son:

  1. Priorizar y administrar la cola de leads según su clasificación automática.
  2. Llevar el lead al propietario (owner) rápidamente.
  3. Acceder de forma sencilla a información del lead.
  4. Proporcionar orientación y recordatorios para los siguientes pasos.
  5. Facilitar la comunicación con el lead en cualquier etapa del proceso.
  6. Solicitar y archivar los requisitos de admisión.
  7. Realizar la programación de las evaluaciones académicas.
  8. Procesar las solicitudes de cotización, solicitudes de becas o descuentos.
  9. Realizar el cierre de la admisión y la migración del estudiante a otras aplicaciones.

Salesforce tiene muchos beneficios que destacar, tales como:

  1. La reducción del tiempo de seguimiento, lo que mejora las posibilidades de establecer más contactos y conversiones.
  2. El mejor aprovechamiento del tiempo del representante, además de ayudarlo a priorizar las mejores oportunidades.
  3. El evitar que los leads pasen inadvertidos, lo que malgasta su tiempo y la inversión de otros recursos.
  4. El ofrecer una experiencia óptima de admisión a los aspirantes, con representantes mejor informados del proceso.
  5. El encontrar mejores leads mediante el enfoque de la experiencia de usuario.
  6. El seguimiento de leads en tiempo real, lo que permite obtener mejores proyecciones.

Para saber más acerca del funcionamiento de Salesforce puedes visitar nuestro sitio web o bien puedes contactarnos para solicitar una demostración. 

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