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Tus estudiantes, docentes y colaboradores requieren constantemente de servicios. Estos pueden ser arreglar un sistema, el préstamo de un equipo, revisar por qué no funcionó un pago en línea, un cambio en la calificación, una contraseña olvidada, etc… Existen ahora aplicaciones que pueden ayudar a gestionar todas las solicitudes en un solo lugar, darle seguimiento del tiempo que toma hasta que se ofrece una solución, y recibir una constante retroalimentación respecto a la calidad y frecuencia de los servicios que sirve de base para la mejora continua.

Hace unos años era difícil de pensar que esto fuese posible, pues se requerían muchas horas de desarrollo y mantenimiento de software, pero ahora, gracias a los softwares as a services es mucho más sencillo. Esta tecnología ha dado lugar a la aparición de los business management softwares, los cuales son aplicaciones que soportan, mejoran y automatizan los procesos empresariales. ¡Justo lo que las instituciones educativas necesitan!

En Pupitres recomendamos la adopción de estas aplicaciones en las instituciones educativas, especialmente ServiceDesk Plus el cual ha logrado introducirse en el sector educativo con gran éxito. Muchas universidades de gran prestigio, como Stanford University, han apostado por ServiceDesk Plus. Esta aplicación permite que los administrativos, estudiantes y docentes puedan encontrar en un solo lugar los servicios que necesiten, de manera sencilla y con una interfaz personalizable e intuitiva. 

En esta ocasión destacaremos 3 funciones que ofrece ServiceDesk Plus para la gestión de la operación en las instituciones educativas:

  • Catálogo de servicios 

Con ServiceDesk Plus es posible gestionar todos los servicios que las instituciones educativas necesitan, tanto para sus estudiantes como para el personal administrativo y docente. La plataforma cuenta con la posibilidad de personalizar formularios de solicitudes según el requerimiento operativo. 

Este módulo provee a los usuarios una rica experiencia de autoservicio. El usuario puede visualizar el estado de sus solicitudes académicas o administrativas y mantenerse informado sobre cada cambio del servicio que ha puesto en marcha.

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La accesibilidad del servicio es completa, ya que se encuentra disponible al usuario las 24 horas del día. Incluso cuando los administrativos están ausentes, los usuarios pueden usar el banco de soluciones. Esto permite generar una mayor satisfacción en el usuario, y ahorros significativos gracias a la automatización de procesos.

Adicionalmente, el módulo de catálogo de servicios permite programar flujos de trabajo y mecanismos de aprobación ilimitados para cada servicio, mejorando la eficiencia operativa de toda la institución educativa.

  • Gestión de soporte

ServiceDesk Plus es capaz de gestionar todo el soporte de la institución educativa gracias a su módulo de gestión de incidencias. Sirve no solo para incidentes informáticos, sino incluso, para incidentes de infraestructura y de logística. Una de las principales ventajas de este módulo es que se pueden alertar tempranamente los riesgos operativos y funcionales.

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Entre las principales funciones de este módulo se encuentran:

  • Categorización de incidencias
  • Priorización de incidencias
  • Diagnóstico de incidencias 
  • Escalamiento de incidencias
  • Resolución y recuperación de incidencias
  • Encuestas de satisfacción a usuarios
  • Gestión de proyectos

Este módulo permite administrar múltiples proyectos de la institución, tanto administrativos como académicos. Las características que destacan son:

  • Planeamiento, organización y seguimiento de los proyectos.
  • Gestión de roles y equipos por proyecto.
  • Diferenciación de hitos, actividades y tareas en los proyectos.
  • Gestión de recursos económicos para el proyecto.
  • Registro del historial de cambios para cada proyecto.
  • Informes que muestran el progreso y puntos de riesgo de cada proyecto.
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