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Las tareas administrativas que se llevan a cabo en las universidades requieren de mucha concentración y tiempo. Sin utilizar recursos tecnológicos se vuelve muy difícil organizarlas y ejecutarlas todas. Sobre todo, en periodos de nuevo ingreso, de reingreso, y finales de semestre, donde estas tareas se multiplican y los recursos no alcanzan para atenderlas.

Las universidades, como cualquier empresa, se valen de los ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, estos están muy enfocados en procesos empresariales estándares, como la operación contable o los procesos de compras, no para soportar procesos académicos tan específicos, como los llevados a cabo por las universidades, tales como: Admisión, control escolar, registros académicos, finanzas estudiantiles, graduación, etc.

De esta manera, las universidades han ido desarrollando módulos inhouse según la necesidad y conveniencia. Pero, muchas veces caen en obsolescencia demasiado rápido, debido a la evolución de la tecnología.  

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Ante este escenario, desde ya hace muchos años, hay empresas que han ido desarrollando otro tipo de ERPs enfocados en industrias específicas. En el sector educativo sobresale Ellucian, los cuales son hoy en día uno de los más grandes proveedores, si no el más grande, con hasta 2,700 clientes. Ellucian tiene varias ofertas de software según el tamaño de las universidades, entre ellas Banner y PowerCampus. Banner es el producto insignia, sin embargo está desarrollado para grandes instituciones, y posee por ello un alto costo de implementación.

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PowerCampus, por otro lado, es la opción con mejor costo/ beneficio de la empresa. Gracias a su alto nivel de parametrización, le hace ser una excelente opción para universidades que rondan los 10,000 estudiantes. Esta aplicación, gestiona los procesos operativos y financieros de la universidad, desde solicitudes de admisión hasta la graduación de los estudiantes. PowerCampus incorpora todas las operaciones de una universidad en un solo lugar, como: 

  1. Gestión de solicitudes de admisión.
  2. Proceso de matrícula.
  3. Gestión de programas y cursos.
  4. Inscripción en línea de asignaturas.
  5. Convalidación de asignaturas.
  6. Cambio de campus y de programas.
  7. Visualización de cambios de horario en tiempo real.
  8. Visualización de calificaciones e historial académico en tiempo real.
  9. Gestión de becas y descuentos. 
  10. Personalización de reportes.
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Otro de los grandes beneficios de PowerCampus, es que posibilita la integración con otros ERPs, y así poder importar información hacia el cual permite que los estudiantes puedan realizar gestiones financieras desde un sistema de autoservicio. Desde esta opción que proporciona el software se pueden llevar a cabo los siguientes procedimientos:

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  1. Pago de matricula
  2. Pago de asignaturas
  3. Visualización de saldos pendientes
  4. Pagos de secretaría académica (exámenes de suficiencia, pago de auditorías, préstamos de biblioteca, certificados de notas, etc)
  5. Pago de gestiones de graduación (solicitud de título, pago de ceremonia de graduación, pago de alquiler de toga, entre otros). 
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Al estar toda la información de la operación académica en una misma base de datos, PowerCampus facilita la obtención de reportes consistentes, gracias a los cruces de la información demográfica, financiera y de recursos humanos. Estos informes ayudan a agilizar la toma de decisiones mediante la visualización de tendencias. 

Una de las bondades de un ERP completo, seguro y confiable, como PowerCampus, es la creación de valor para los estudiantes mediante el análisis de datos y una planificación más acertada, lo cual deriva en una mejora de la calidad académica. También, la estandarización y optimización de los procesos administrativos, gracias a que al estar toda la información interconectada, apoya a los distintos Departamentos a resolver sus tareas de forma más rápida, ahorrando tiempo de trabajo. Esta mejora tiene como resultado el ahorro en costos y una mayor satisfacción del usuario.

Te animamos a contactarte con nosotros para conocer mejor PowerCampus, y cómo puede ayudar a tu institución. Para más información también puedes acceder a nuestro sitio web.

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