¿Por qué son importantes los manuales de procedimientos?
- Los manuales de procedimientos son una pieza fundamental para establecer una estrategia tecnológica institucional
- En estos manuales se establecen las políticas y procedimientos que servirán de base para la operación en todos sus niveles; proporcionando una visión integral de los procesos que componen las labores de la organización
- Estos manuales también son el punto de partida para establecer manuales de funciones y guías de aplicaciones informáticas, facilitando así la ejecución y desempeño eficaz de los procesos
- Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora continua de la organización
Características de nuestros manuales de procedimientos
Sólida experiencia
- Se cuenta con más de 5 años de experiencia en levantamiento de procedimentos en instituciones educativas
- Se toma un rol activo al momento de levantar y redactar los procedimientos, con tal de proponer optimizaciones
- Se conoce el funcionamiento de las herramientas informáticas, por lo que los manuales de procedimiento quedan totalmente alineados con los procesos internos de las aplicaciones
Se prioriza el principio de estandarización
- El proceso de levantamiento y redacción de los manuales de procedimientos se efectúa bajo los estándares de la norma ISO 9001. Lo que facililta inclusive, el proceso de certificación ante ante los organismos correspondientes
- Para cada procedimiento se consideran los indicadores de control de calidad o eficiencia operativa
- Se añaden también, procedimientos alternos para las operaciones consideradas de alto alto riesgo, para garantizar la continuidad de la operación
Apuesta por la digitalización
- Los manuales de procedimiento se diseñan para poder visualizarse en HTML, lo que permite incrustrarlos en cualquier página web
- El proceso de levantamiento, discusión y aprobación de los manuales de procedimiento se realiza a través de un sitio web, tipo repositorio, para facilar el acceso y el manejo de las ediciones
Metodología
- Se define el procedimiento tomando en cuenta los antecedentes
- Se realiza luego, el análisis del procedimiento contra el estándar o la norma establecida en la ISO 9001
- Se identifican las diferencias y se proponen las oportunidades de mejora según los hallazgos
- Se ensaya el procedimiento con los usarios claves
- Se documenta la versión preliminar del procedimiento
- Se solicita la revisión por el área competente
- Si los hubiera, se realizan las correcciones correspondientes
- Se aprueba la versión final del procedimiento