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Las instituciones educativas tienen, por lo general, una alta cantidad de operaciones de diversas índoles, que sin ayuda de una guía como los manuales de procedimientos pueden afectar no solo su funcionamiento administrativo, sino también, restar calidad académica. El marketing y los procesos de admisión; los cobros, pagos, créditos y descuentos; la programación de cursos, contrataciones y evaluaciones; las compras, manejo de inventarios,  requisas, y un largo etcétera, requieren de un orden y una claridad subyacente para que funcionen eficientemente.

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Ya sea que cada una de estas operaciones se realice de forma manual o mecánica, o través del portafolio de aplicaciones de la institución, los manuales de procedimiento siempre serán prioritarios, inclusive frente a la mejor solución tecnológica. Los manuales de procesos documentan las reglas de negocio, las políticas institucionales, definen responsabilidades, y muestran advertencias para evitar que una operación sensible se exponga al riesgo.

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Los manuales de procesos también apoyan significativamente a la mejora continua. Estos funcionan como una base contra la cual la institución puede compararse en el día a día, y así ganar competitividad mediante su actualización a favor de la eficiencia operativa .

Sin embargo, es muy común que las instituciones educativas no tengan manuales de procedimiento, o que los tengan desfasados, o que si los tienen, no realicen el seguimiento o evaluación necesario de los resultados del día a día, y por tanto, abandonen uno de los mejores beneficios: la mejora continua. En estos casos, las instituciones se exponen a riesgos que no son posible prever, tanto a nivel interno como externo.

Ante estas circunstancias, los manuales de procedimientos, al establecer políticas, responsabilidades, y procedimientos detallados, ordenados y sistemáticos, garantizan que las operaciones se llevan a cabo en cualquier circunstancia. En resumen, los manuales de procesos son muy beneficiosos, fomentan ventajas competitivas tales como:

1. Identificación de oportunidades de mejora

Los manuales permiten fundamentar el análisis de las operaciones y la proposición de ajustes para ser cada vez más eficientes.

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2. Instrucciones siempre disponibles

No es necesario depender de la experiencia de alguien, o de un coordinador, jefe o instructor que indique qué hacer a cada momento. Los manuales de procesos existen para consultarse en cualquier momento. Es más, si son manuales web, como los de Pupitres esta disponibilidad es mayor.

3. Identificación temprana de riesgos

Con los manuales de proceso es posible evaluar continuamente las operaciones más sensibles y determinar posibles riesgos, sobre todo aquéllas que involucran servicios externos, los cuales, de no funcionar correctamente, pueden generar una mala impresión o hasta un problema mayor que afecte la marca, y consecutivamente la sostenibilidad financiera de la institución. 

4. Sinergias operativas

Mediante la identificación de responsables y procedimientos en las operaciones donde se involucran más de un Departamento, es posible generar sinergias que alivien la suma de la carga operativa. Al lograr una visión completa de la operación, se pueden estandarizar procesos, eliminar retrabajos y gestionar mejor los cuellos de botella.

Te invitamos a contactarte con nosotros para obtener más información acerca de la metodología de documentación y el diseño de nuestros manuales de procedimientos digitales. Podemos mostrarte la forma en que se pueden adaptar a tu institución. Encuentra más información visitando nuestro sitio web.

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